Должностные обязанности бухгалтера-кассира: цели, задачи, права и обязанности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности бухгалтера-кассира: цели, задачи, права и обязанности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассир работает с денежными средствами и обеспечивает их сохранность. Набор сопутствующих обязанностей очень разнообразен, зависит от сложности товара, специфики организации: обязанности кассира-операциониста в магазине продуктов отличаются от функций продавца-кассира в небольшом магазине специализированной техники (например, музыкальной). Работодатель вправе предъявить специальные требования к знаниям и навыкам, образованию.
Когда необходим пересмотр должностных обязанностей
В изменении должностных обязанностей все чаще возникает необходимость из-за внедрения инновационных технологий. Например, именно инновации позволили нашей компании брать участок «Касса» дополнительно на аутсорсинг у наших клиентов – крупных розничных торговых сетей. В обязанности наших специалистов, по сути заменивших собой бухгалтеров-кассиров клиента, входит:
- ежедневный контроль полноты отражения выручки;
- сверка данных в операционной базе, учетной базе и данными ОФД и формирование сводного отчета;
- коммуникация напрямую с магазинами по выявленным расхождениям;
- выгрузки документов из операционной или учетной базы в формате pdf;
- отправка на электронную почту сотрудников документов для автоподписи;
- подписание электронной подписью ответственного сотрудника;
- сохранение документов в электронном архиве.
Такие не совсем типичные должностные обязанности появились благодаря тому, что наши IT-специалисты внедрили автомодули:
- для сверки выручки сразу в трех базах – операционной, учетной и ОФД (данные по выручке во всех базах должны быть идентичны);
- задающие алгоритм подписи кассовых документов ЭЦП ответственного сотрудника.
Бухгалтер-кассир имеет следующие права:
- Принимать самостоятельные решения и делать выводы в пределах своей компетенции.
- Делать необходимые запросы руководителям и сотрудникам подразделений лично либо по поручению генерального директора и главного бухгалтера, чтобы в полной мере выполнять свои функциональные обязанности.
- Получать и обрабатывать информацию, в том числе и составляющую коммерческую тайну, в объеме, необходимом для выполнения своих функций.
- Вносить предложения по улучшению работы, связанной с определенными в должностной инструкции обязанностями. В рамках своей компетенции доводить до главного бухгалтера сведения обо всех замечаниях и недочетах, обнаруженных в период своей работы, и вносить рекомендации по их устранению.
- Требовать от вышестоящих руководящих лиц оказания содействия в выполнении своих обязанностей в рамках действия настоящей инструкции.
1.1. Бухгалтер-кассир относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера.
1.2. Бухгалтер-кассир непосредственно подчиняется главному бухгалтеру и его заместителям.
1.3. В своей деятельности бухгалтер-кассир руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
— приказами и распоряжениями директора предприятия;
— распоряжениями главного бухгалтера и его заместителей;
— настоящей должностной инструкцией.
1.4. Бухгалтер-кассир должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций;
— формы кассовых и банковских документов;
— правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;
— порядок оформления приходных и расходных документов;
— лимиты остатков кассовой наличности, установленные для предприятия, правила обеспечения их сохранности;
— порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные положения законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.5. Во время отсутствия бухгалтера-кассира его обязанности исполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностная инструкция бухгалтера-кассира
Работа бухгалтера-кассира преследует следующие цели и задачи:
- Своевременный учет и контроль правомерности поступления средств на текущий расчетный счет и в кассу компании, контроль обеспечения сохранности наличных денежных средств, ценных бумаг, а также БСО.
- Своевременный учет и контроль правомерности расходования денежных средств, перечисляемых с расчетного счета компании и выдаваемых из кассы.
- Своевременное ведение документов кассового учета в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (далее Порядок);
- Своевременное и полное ведение операций по кассовому учету в соответствии с требованиями, предъявляемыми Порядком;
- Взаимодействие с налоговой инспекцией, отделениями Пенсионного фонда, внебюджетными фондами, кредитными организациями, поставщиками и подрядчиками, другими структурными подразделениями компании.
- Своевременно и в полном объеме оформляет поступление наличных денежных средств в кассу компании.
- Осуществляет расход наличных денежных средств компании подотчетным лицам по служебным запискам, заверенным подписью генерального (финансового) директора.
- Осуществляет контроль за соблюдением лимита остатка кассы, установленного в компании путем ежедневного подсчета денежных средств.
- Ежедневно сдает накопившуюся за день выручку в банк.
- Получает в банке наличные денежные средства.
- Ежедневно заполняет кассовую книгу и оформляет кассовые документы на основании Порядка.
- Ведет расчеты с подотчетными лицами по выданным суммам, оформляет авансовые отчеты, проверяет полноту и достоверность подтверждающих документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетными лицами.
- Выдает заработную плату сотрудникам компании, которые еще не оформили банковские карты по платежным ведомостям.
- Подготавливает платежные поручения и направляет их в банк по системе «банк-клиент».
- Ежедневно подводит итоги операций за текущий день, подсчитывает остаток денежных средств в кассе на конец текущего дня, передает главному бухгалтеру отрывной лист (дубликат записей в кассовой книге за текущий день), прикладывает приходные и расходные кассовые ордера.
- Если планируется отпуск, бухгалтер-кассир обязанности передает другому бухгалтеру по приказу, издаваемому генеральным директором.
- Принимает участие в проведении плановых годовых и внеплановых инвентаризаций, осуществляет сверку с налоговой инспекцией, отделениями Пенсионного фонда, внебюджетными фондами, а также поставщиками и подрядчиками компании.
- Бухгалтер-кассир, являясь материально ответственным лицом, обязан ознакомиться с Порядком под расписку и подписать договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
- Обеспечивает сохранность первичных кассовых документов по всем произведенным операциям.
- Обеспечивает сохранность денежных средств и документов, ККМ.
- Периодически повышает квалификацию на семинарах и курсах по бухгалтерскому учету.
- Если работу по уважительным причинам (больничный лист) не может выполнить бухгалтер-кассир, обязанности его возлагаются на другое уполномоченное лицо.
Бухгалтер-кассир имеет следующие права:
- Принимать самостоятельные решения и делать выводы в пределах своей компетенции.
- Делать необходимые запросы руководителям и сотрудникам подразделений лично либо по поручению генерального директора и главного бухгалтера, чтобы в полной мере выполнять свои функциональные обязанности.
- Получать и обрабатывать информацию, в том числе и составляющую коммерческую тайну, в объеме, необходимом для выполнения своих функций.
- Вносить предложения по улучшению работы, связанной с определенными в должностной инструкции обязанностями. В рамках своей компетенции доводить до главного бухгалтера сведения обо всех замечаниях и недочетах, обнаруженных в период своей работы, и вносить рекомендации по их устранению.
- Требовать от вышестоящих руководящих лиц оказания содействия в выполнении своих обязанностей в рамках действия настоящей инструкции.
Несет ответственность:
- За несоблюдение действующих нормативов, приказов и распоряжений по обеспечению сохранности коммерческой и иной, охраняемой законом конфиденциальной тайны, в том числе персональных данных.
- За случаи, когда функциональные обязанности не выполняются или выполняются, но несвоесременно.
- За нарушение условий и правил трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности.
- За правонарушения, допущенные в процессе работы, несет индивидуальную ответственность в пределах норм, определенных в действующем административном, гражданском и уголовном законодательстве Российской Федерации.
- За сохранность ценностей в кассе и за причиненный ущерб, как в результате умышленных действий, так и вследствие небрежного и халатного отношения к функциональным обязанностям — в пределах действующих норм трудового и гражданского законодательства РФ.
При исполнении своих обязанностей бухгалтер-кассир обязан соблюдать и знать:
- инструкции, положения, другие материалы и документы, регламентирующие ведение кассового учета;
- формы первичных документов, оформляемых при учете кассовых операций, первичные банковские документы;
- основные требования к правилам приема, хранения, учета и расходования наличных денежных средств, ценных бумаг и БСО;
- порядок оформления платежных ведомостей, приходных и расходных кассовых ордеров, в том числе с применением ЭВМ;
- лимиты остатков денежной наличности, установленные для компании;
- порядок ведения и заполнения кассовой книги, составления ежедневной кассовой отчетности;
- положение о своем подразделении;
- трудовой договор;
- компьютерные программы по бухгалтерскому и кассового учету;
- основы эффективной организации труда;
- правила безопасной эксплуатации офисной техники;
- основные положения и требования охраны труда;
- положение о трудовом распорядке компании;
- правила делового общения и делового этикета.
Бухгалтер-кассир имеет следующие права:
- Принимать самостоятельные решения и делать выводы в пределах своей компетенции.
- Делать необходимые запросы руководителям и сотрудникам подразделений лично либо по поручению генерального директора и главного бухгалтера, чтобы в полной мере выполнять свои функциональные обязанности.
- Получать и обрабатывать информацию, в том числе и составляющую коммерческую тайну, в объеме, необходимом для выполнения своих функций.
- Вносить предложения по улучшению работы, связанной с определенными в должностной инструкции обязанностями. В рамках своей компетенции доводить до главного бухгалтера сведения обо всех замечаниях и недочетах, обнаруженных в период своей работы, и вносить рекомендации по их устранению.
- Требовать от вышестоящих руководящих лиц оказания содействия в выполнении своих обязанностей в рамках действия настоящей инструкции.
Ответственность бухгалтера-кассира
- За несоблюдение действующих нормативов, приказов и распоряжений по обеспечению сохранности коммерческой и иной, охраняемой законом конфиденциальной тайны, в том числе персональных данных.
- За случаи, когда функциональные обязанности не выполняются или выполняются, но несвоесременно.
- За нарушение условий и правил трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности.
- За правонарушения, допущенные в процессе работы, несет индивидуальную ответственность в пределах норм, определенных в действующем административном, гражданском и уголовном законодательстве Российской Федерации.
- За сохранность ценностей в кассе и за причиненный ущерб, как в результате умышленных действий, так и вследствие небрежного и халатного отношения к функциональным обязанностям — в пределах действующих норм трудового и гражданского законодательства РФ.
Необходимый минимум знаний соискателя, который отображается в инструкции
Назначеный бухгалтером кассиром человек обязан владеть методами кассового учета, знать:
- формы первичных документов;
- инструкции в этой сфере учета;
- формы существующих документов;
- формы первичных банковских документов;
- формы документов учета кассовых операций;
- правила приема, учета, a также хранения и порядок расходования бланков строгой отчетности, a также ценных бумаг, денежных средств;
- знать правила имеющихся платежных ведомостей;
- как оформляются расходные, a также приходные (также в электронном виде) ордера;
- знать лимит на остатки налички, который установлен для его компании;
- как заполнять, a также вести кассовую книгу;
- владеть составлением и ведением каждодневной кассовой отчетности;
- положения производственных инструкций, касающихся его подразделения;
- уметь пользоваться программным обеспечением, разработанным для ведения кассового, a также бухгалтерского учета;
- знать и следить за выполнением локальных инструкций по предприятию про ведение кассового учета;
- знать и внедрять в свою профессиональную деятельность основы современной эффективной организации труда;
- знать конкретные правила безопасной эксплуатации имеющейся офисной техники;
- знать и соблюдать правила делового этикета и общения;
- соблюдать трудовой распорядок;
- следить за выполнением существующих положений трудового договора.
Что учесть при составлении должностной инструкции бухгалтера-кассира
Компании обязаны соблюдать профессиональные стандарты, если сотрудник имеет право на компенсации и льготы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), а также если закон или нормативный акт устанавливает требования к опыту работы, образованию и т.д. Также сотрудники должны соответствовать требованиям стандарта, если компания применяет тарифную систему оплаты труда. В остальных случаях применение стандартов — добровольное дело.
Составлять должностную инструкцию бухгалтера-кассира следует с учетом того, применяет организация профстандарт или нет. Если компания решила внедрять или уже применяет профстандарт, должностную инструкцию бухгалтера-кассира следует разработать на его основе.
Кстати, необязательно внедрять профстандарты сразу для всех должностей. Не будет ошибкой, если компания для бухгалтера-кассира установит профстандарт, а финансового директора — нет. А вот установить профстандарт выборочно для сотрудников одной специальности нельзя.
В небольших компаниях работу кассира поручают главбуху или бухгалтеру. Перечень обязанностей бухгалтера теперь записан в профессиональном стандарте (утв. приказом Минтруда России от 22.12.14 № 1061н). В функции бухгалтера по профстандарту не входят обязанности по ведению кассы. Но руководитель должен определить кассира или иного работника, который будет принимать и выдавать наличные, оформлять приходники и т. п. (п. 4 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Поручить главбуху или бухгалтеру вести кассу можно лишь за доплату (письмо Минтруда от 20.07.16 № 14–2/В-688). Для этого надо подписать соглашение о совмещении должностей, издать приказ и заключить договор о материальной ответственности, а также оформить прием-передачу кассы.
Когда необходим пересмотр должностных обязанностей
В изменении должностных обязанностей все чаще возникает необходимость из-за внедрения инновационных технологий. Например, именно инновации позволили нашей компании брать участок «Касса» дополнительно на аутсорсинг у наших клиентов – крупных розничных торговых сетей. В обязанности наших специалистов, по сути заменивших собой бухгалтеров-кассиров клиента, входит:
- ежедневный контроль полноты отражения выручки;
- сверка данных в операционной базе, учетной базе и данными ОФД и формирование сводного отчета;
- коммуникация напрямую с магазинами по выявленным расхождениям;
- выгрузки документов из операционной или учетной базы в формате pdf;
- отправка на электронную почту сотрудников документов для автоподписи;
- подписание электронной подписью ответственного сотрудника;
- сохранение документов в электронном архиве.
Такие не совсем типичные должностные обязанности появились благодаря тому, что наши IT-специалисты внедрили автомодули:
- для сверки выручки сразу в трех базах – операционной, учетной и ОФД (данные по выручке во всех базах должны быть идентичны);
- задающие алгоритм подписи кассовых документов ЭЦП ответственного сотрудника.
Как закрепить полномочия кассира за бухгалтером
- Минтруда в своем письме №14-2/В-688 от 20.07.2016 года разъяснил требования (алгоритм) к документам при закреплении полномочий кассира за бухгалтером, они состоят:
- Заключить с бухгалтером письменное соглашение о совмещении должностей. В этом документе следует указать размер доплаты за исполнение работы кассира и срок, на которые предполагается совмещение должностей. Ознакомить бухгалтера с должностной инструкцией кассира под роспись.
- Издать приказ по организации о возложении на конкретное лицо обязанностей кассира в порядке совмещения должностей.
- Оформить письменный акт приема-передачи кассы организации.
- Оформить инструкцию по охране труда кассира торгового зала (Если требуется).
Инструкция устанавливает квалификационные требования к профессии «бухгалтер-кассир». Обязанности, права и ответственность прямо вытекают из нее.
Бухгалтер-кассир относится к структурному подразделению «Бухгалтерия». Профессия относится по «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих» к категории обслуживающих специалистов.
Генеральный директор, главный бухгалтер, старший бухгалтер-кассир – лица, которым непосредственно подчиняется бухгалтер-кассир.
Бухгалтер-кассир принимается на работу и подлежит увольнению на основании приказа по кадровому (личному) составу, подписываемого генеральным директором по представлению финансового директора.
Бухгалтер-кассир обязанности на период своего временного отсутствия (отпуск, служебная командировка, болезнь) в полном объеме передает другому должностному лицу.
Должностные обязанности
Обязанности бухгалтера-кассира связаны с деятельностью, осуществляемой главным образом по бухгалтерскому учету денежных счетов. Основные функциональные обязанности, которые должен осуществлять сотрудник на данной должности, заключаются в следующих моментах:
- организация оборота наличных денежных средств в соответствии с законодательством РФ;
- регистрация и использование контрольно-кассовой техники при осуществлении предприятием торговых операций;
- снятие денежных средств с расчетного счета компании и пополнение его путем внесения наличности;
- контроль лимита средств в кассе организации;
- оформление первичной бухгалтерской документации по движению денежных средств и оформление ее на соответствующих счетах синтетического и аналитического учета;
- осуществление операций по расчетам с сотрудниками, получающими денежные средства под отчет;
- выдача заработной платы, а также оформление выдачи и возврата займов работникам по соответствующим договорам;
- формирование платежных поручений на оплату задолженности поставщикам или налоговым платежам, а также контроль правильности разнесения выписок банка в бухгалтерской программе;
- ежедневное осуществление инвентаризации кассы и денежных документов.
Какие права имеет бухгалтер-кассир
Должность кассира в бухгалтерии предприятия подразумевает большую ответственность, поэтому он имеет право получать все необходимое для обеспечения безопасного и полного выполнения своих функций.
Бухгалтер-кассир имеет право:
Права данной должности
- принимать единоличные решения
- получать необходимые ресурсы для осуществления своей деятельности и по необходимости требовать их от руководства
- получать необходимую для работы информацию от руководителей и сотрудников как лично, так и от лица непосредственного руководства
- предлагать идеи, позволяющие усовершенствовать работу как организации в целом, так и непосредственно бухгалтера-кассира
- сообщать руководству о возникающих проблемах и трудностях, связанных с выполнением своих обязанностей, и предлагать пути их решения
- требовать оказания содействия в выполнении своих функций от непосредственного руководителя, а также от вышестоящего руководства.
Права бухгалтера по кассовым операциям
Участок «Касса» – это не только наличная выручка, но и многое другое, в частности:
В зависимости от деятельности компании перечень прав бухгалтера по кассовым операциям может быть различен, но он всегда сопряжен с возложенными обязанностям.
Например, если бухгалтер-кассир ведет расчеты с подотчетными лицами (выступает как совмещающий должность), то он вправе направлять работникам в письменном виде требования:
Если компания не перешла на полностью безналичный оборот или выручку не всегда снимают инкассаторы, то право бухгалтера – потребовать у руководства оборудовать помещение кассы в соответствии с требованиями законодательства о работе с наличностью. Впрочем, бухгалтеры-кассиры предпочитают реализовывать свои права исключительно через главного бухгалтера.
Может ли главный бухгалтер быть кассиром?
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативно-правовые запреты, препятствующие главбуху исполнять обязанности кассира в порядке совмещения или совместительства. Другой вопрос, а стоит ли это делать, даже заключив с главбухом договор о полной материальной ответственности.
На кассовых ордерах не зря предусмотрены подписи различных работников компании. О последствиях пренебрежения этим очевидным правилом коллегиальности ради безопасности свидетельствуют многочисленные приговоры, где фигурируют главбухи-кассиры. Например, как в приговоре № 16 от 18 сентября 2017 года по делу № 01-0222-2017:
Если же вы полностью доверяете своему главбуху и уверены, что он сможет вести кассу, то необходимо все как следует оформить, а не отдать «устное распоряжение», как в приведенном нами отрывке из приговора. Однако прежде необходимо подсчитать, действительно ли экономически выгоднее поручить кассу главбуху, а не отдать ее на аутсорсинг.